「建設業許可を取ったけど、役員が亡くなってしまった」
「役員変更はどこに何を提出するべき？」
「役員の変更の手続きは誰かに代行してもらえないのかな？」
建設業の許可を取得した会社を経営していく中で、役員の変更を検討したり、もしくは役員の死亡等により急に役員を変更せざるをえなくなってしまうことも起こり得るでしょう。
そのような場合には、都道府県に「変更届出書」を提出する必要があります。
本記事では、変更届出書とは何かをわかりやすく説明し、具体的な必要書類から作成における注意点まで書類作成のプロである行政書士が解説していきます。
当事務所は長野県上田市で建設業関連の書類作成代行を幅広く行っていますので、お気軽にご相談・ご依頼ください。
変更届出書とは？
まずは、変更届出書の概要を説明していきます。
役員等の変更をする場合には変更届出書の提出が必要
建設業許可が下りている業者が役員等を変更する場合には、許可行政庁に変更届出書を提出しなければなりません。
変更とは、以下のようなケースが該当します。
- 新たに役員を加えたとき
- 死亡や定年等の理由により、役員を退いたとき
- 結婚や離婚等の理由により、氏名に変更があったとき
どれも経営をしていく中で突発的に生じる可能性があるので、変更届出書の提出は頻度の少ないものとは言えないでしょう。
「役員等」とは？
一言で役員と言っても、組織の形態によってさまざまな種類があります。
建設業法第５条第３号では以下のように述べられています。
(省略)
建設業法第５条第３号
三 法人である場合においては、その資本金額（出資総額を含む。第二十四条の六第一項において同じ。）及び役員等（業務を執行する社員、取締役、執行役若しくはこれらに準ずる者又は相談役、顧問その他いかなる名称を有する者であるかを問わず、法人に対し業務を執行する社員、取締役、執行役若しくはこれらに準ずる者と同等以上の支配力を有するものと認められる者をいう。以下同じ。）の氏名
（以下、省略）
業務を執行する社員だけでなく、相談役や顧問、そして支配力のある株主も役員等のうちに入ることを理解しておきましょう。
提出期限が定められている
役員等の変更届出書は、事実発生後３０日以内に提出しなければなりません。
何日も前から変更になることが決定している場合は余裕がありますが、急な変更となると実務にも大きな負荷がかかるため変更届の提出が後回しになってしまうこともあるでしょう。
事前に提出期限については把握しておき、提出を忘れてしまわないように注意が必要です。
変更届出書の必要書類
ここからは、具体的に変更届出書に必要な書類について説明していきます。
各都道府県や役員の種別によっては、提出書類や作成手順は異なる部分があります。
実際に作成する際は提出先の部署に確認をするようにしましょう。
役員等が新たに就任した場合
役員等が新たに就任した際には、以下の提出書類が必要となります。
- 変更届出書（様式第22号の2）
- 役員等の一覧表（様式第1号別紙1）
- 誓約書（様式第6号）
- 許可申請書の住所・生年月日等に関する調書（様式第12号）
- 登記事項証明書
- 成年被後見人及び被保佐人に該当しない旨の登記事項証明書
- 成年被後見人又は被保佐人とみなされる者に該当せず、又破産者で復権を得ない者に該当しない旨の市町村の長の証明書（身分証明書）
役員等が辞任もしくは退任した場合
死亡や定年等の理由により、辞任もしくは退任した際には、以下の提出書類が必要となります。
- 変更届出書（様式第22号の2）
- 役員等の一覧表（様式第1号別紙1）
- 登記事項証明書
- 戸籍抄本又は住民票の抄本
役員等の氏名が変更となった場合
結婚や離婚等の理由により、氏名に変更が生じた際には、以下の提出書類が必要となります。
- 変更届出書（様式第22号の2）
- 役員等の一覧表（様式第1号別紙1）
- 登記事項証明書
- 戸籍抄本又は住民票の抄本
作成における注意点
変更届出書を作成するうえで、特に注意するべき点は以下の３つです。
①提出期限を守る
前述したように、役員等の変更届出書は事実発生後から30日までの間に提出しなければなりません。
届出をしていない場合、5年に1度の建設業の許可更新ができなくなってしまったり、建設業法第50条等の規定により、罰金が課せられることもあるので注意が必要です。
②常勤役員等・専任技術者の変更が必要であるか確認する
辞任もしくは退任した役員の中で、常勤役員等（経営業務の管理責任者など）や専任技術者が含まれている場合には、誰が後任するのかを定める必要があります。
また、これらの変更が生じた場合には14日以内に届出をする必要が出てくるため、役員等の変更届出書のみの場合よりも期限が短いことに注意しなければなりません。
これらについても、後任を選ばないと建設業許可が下りなくなってしまうので、役員等が変更となる場合には必ず確認するようにしましょう。
③証明書は3か月以内のものを用意する
登記事項証明書や身分証明書、戸籍抄本などの添付書類については、原則として提出日から3か月以内のものを用意しなければなりません。
3か月よりも前の書類を添付した場合は再度請求されてしまうため注意しましょう。
変更届出書の作成依頼は行政書士へ
前述した注意点に気を付けながらすべての書類を揃えるには、かなりの時間と労力を要するでしょう。
また、期限も定められているため、特に役員が急に変更となった場合などは本業の空き時間で作成していくのも難しいかもしれません。
行政書士は、行政官庁へ提出する書類を代行する専門家であり、建設業の変更届出書も依頼することで正確かつ迅速に書類提出を済ませることができます。
もし変更届出書を自身で作成することが難しいのであれば、行政書士への依頼を検討すると良いでしょう。
当事務所では、上田市をはじめ、長野県全域で建設業関連の申請代行を承っております。
まとめ
いかがだったでしょうか。
役員の変更に限らず、建設業許可を取得している会社が変更届出書を提出する場面は多くあるかと思います。
必要書類も場合によっては多岐にわたることもあるため、行政書士への依頼も選択肢に入れ、時間に余裕をもって書類作成するとよいでしょう。
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